Il processo di digitalizzazione documentale che investe le aziende pone alcuni interrogativi sulla modalità di conservazione, fiscalmente ammessa, dei documenti nativi analogici allegati alle note spese dei dipendenti. Il tema è stato in più occasioni affrontato nell’ambito di molteplici interpelli in cui l’Amministrazione è stata chiamata, di volta in volta, a validare le procedure aziendali elaborate nel concreto dalle imprese istanti.
La questione è particolarmente avvertita ai nostri giorni, vista l’opportunità di semplificare e velocizzare la preparazione, la gestione ed il controllo delle note spese, con evidenti ricadute positive sull’efficienza e la rapidità dei processi aziendali. Di recente è stata nuovamente portata all’attenzione la problematica della conservazione dei giustificativi cartacei delle note spese prodotte dai “trasfertisti”.
Quali dunque le misure da approntare per far sì che il documento abbia efficacia probatoria ai fini della deducibilità del costo aziendale?
Nella Risposta all’interpello n. 142/2024, l’Amministrazione è tornata a occuparsi di tale argomento analizzando un progetto di dematerializzazione basato sulla realizzazione di un sistema informatico che permette di creare automaticamente una versione digitale della nota, accompagnata dalla scansione del giustificativo cartaceo con tecnologia “OCR”, in grado di riconoscere automaticamente i dati essenziali della spesa sostenuta. Tali dati, una volta prelevati dal lettore, vengono poi utilizzati per la compilazione automatica di un “form” standard di richiesta di rimborso, completo di tutte le informazioni necessarie per il controllo, approvazione e la contabilizzazione del documento da parte dei responsabili dell’impresa.
Come riferito dall’istante, il file definitivo così elaborato dal dipendente, corredato della copia per immagine del documento analogico acquisito, è munito di tutte le caratteristiche di integrità, immutabilità, leggibilità tipiche del processo di conservazione a norma di legge.
L’ Agenzia ha preliminarmente ribadito che, ai fini probatori, il giustificativo di spesa in parola è riconosciuto fiscalmente se contiene la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari. Sotto questa prospettiva ha escluso la deducibilità della contabile di pagamento elettronico, non idonea a identificare la spesa sostenuta ai fini della deducibilità del costo.
Sotto il profilo tecnico, l’Agenzia ha ritenuto ammissibile il processo di dematerializzazione sopra descritto confermando che, ai fini della rilevanza fiscale del documento informatico – nonchè della relativa deducibilità dei costi ivi rappresentati – la procedura di conservazione esposta ricalca il dettato del Codice dell’Amministrazione Digitale, (punto di riferimento normativo in materia), in forza del quale:
- il documento informatico deve riprodurre in maniera identica il documento originale;
- il documento deve possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.
In merito alla ipotetica possibilità di eliminare fisicamente la copia cartacea del giustificativo, ciò è possibile allorquando vengano rispettate le specifiche tecniche del documento informatico sopra menzionate e semprechè il contenuto di tale documento risulti in altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.
A tal riguardo, viene in rilievo la distinzione tra “documento originale unico” e “documento originale non unico”. Più nello specifico, la definizione di documento originale non unico si ricava ex multis dalla Risposta all’interpello 226/2023 dell’ Agenzia delle Entrate, e corrisponde a quel documento il cui contenuto è riprodotto in altri esemplari soggetti a conservazione obbligatoria, anche presso terzi. In altri termini, il documento originale è definibile “non unico” se, alternativamente:
- viene emesso per legge in duplice esemplare e la relativa annotazione e conservazione sono obbligatorie per almeno un soggetto;
- è annotato e conservato per legge da almeno un soggetto in libri o registri obbligatori;
- il suo contenuto è riprodotto in altri documenti.
Tali requisiti sono certamente presenti, ad esempio, nelle fatture e nelle ricevute rilasciate dai soggetti non obbligati alla fatturazione. In tutti gli altri casi in cui, al contrario, il documento si annovera come “documento originale unico”, la distruzione dell’originale cartaceo è possibile soltanto se la conservazione avviene attraverso l’intervento di un pubblico ufficiale (Risoluzione 417/E/2019).
